Rivetta Sistemi s.r.l

Che cosa è un Visitor Management System?

E' un sistema che permette di gestire l'afflusso giornaliero di ospiti in un edificio, garantendo così un elevato standard di sicurezza e di efficienza nell'accogliere e agevolare la sistemazione degli ospiti .

Guarda la brochure: Processo di gestione dei visitatori con automezzo.pdf

Guarda la brochure: Gestione visitatori.pdf

La logica della rete aziendale per condividere i dati e per far risparmiare tempo 

Molte aziende hanno la necessità di snellire il processo di accreditamento e smistamento dei visitatori. Per venire incontro ai bisogni del mercato rivetta sistemi propone una soluzione efficace la cui ragion d’essere trae fondamento dalla condivisione dei dati in real time tra i diversi centri di responsabilità e quindi le diverse persone presenti in azienda.Nel dettaglio, per esemplificare il sistema, si sono individuati 3 attori di processo che svolgono un ruolo fondamentale:

·         addetto alla guardiola (portineria)-receptionist

·         addetto al magazzino (visitato aziendale)

·         addetto amministrativo acquisti-logistica

In linea generale queste 3 persone condividono i dati di accreditamento e smistamento dei visitatori in real time. La condivisione dei dati porta un notevole miglioramento in termini di efficienza e di semplicità nonché di sicurezza dell’intero processo.

Perché usare un Visitor Management System?

Perché si deve gestire in miglior modo l'afflusso di ospiti (un ospite non dovrebbe mai attendere in coda e la prima impressione è quella che conta!).

Perchè Il mondo è cambiato . Violenza sul posto di lavoro, spionaggio industriale e terrorismo minacciano la sicurezza personale e delle proprietà. Quando gli accessi non sono sicuri, le compagnie sono vulnerabili .

Perchè L'area accoglienza è la tua prima linea di difesa . “La reception è il punto più importante in ogni costruzione per la sicurezza delle persone.

La reception deve essere strutturata in modo tale da garantire un adeguato livello di sicurezza fisico, elettronico e procedurale. Visitor management systems è parte integrante di un sistema per la sicurezza e deve essere capace di:

•  catturare immediatamente e accuratamente le foto, I dati, le firme e I permessi dei visitatori.

•  autentificare le credenziali dei visitatori.

•  creare un badge del visitatore just in time con la foto, il nome, le aree d'accesso del visitatore .

•  permettere agli impiegati di registrare I visitatori online e notificare elettronicamente o via telefono quando un visitatore è arrivato.

Perchè Un VMS da altri vantaggi oltre alla sicurezza.

•  Aumenta la produttività — I visitatori sono registrati elettronicamente e gruppi di visitatori possono essere registrati simultaneamente.

•  Aumenta i servizio per i visitatori — I badge sono professionali e I visitatori sono smistati efficientemente eliminando così fastidiose code che rischiano di indisporre I visitatori.

•  Monitora — Il sistema può monitorare le presenze e può provvedere a fornire dettagliati report

•  Integra un sistema antincendio — Qualora l'edificio fosse evacuato il sistema può essere usato per determinare la presenza nel edificio dei visitatori e localizzarli tempestivamente.

La logica della rete aziendale per condividere i dati e per far risparmiare tempo. Molte aziende hanno la necessità di snellire il processo di accreditamento e smistamento dei visitatori. Per venire incontro ai bisogni del mercato rivetta sistemi propone una soluzione efficace la cui ragion d'essere trae fondamento dalla condivisione dei dati in real time tra i diversi centri di responsabilità e quindi le diverse persone presenti in azienda.

Nel dettaglio, per esemplificare il sistema, si sono individuati 3 attori di processo che svolgono un ruolo fondamentale:

•  addetto alla guardiola (portineria)-receptionist

•  addetto al magazzino (visitato aziendale)

•  addetto amministrativo acquisti-logistica

In linea generale queste 3 persone condividono i dati di accreditamento e smistamento dei visitatori in real time. La condivisione dei dati porta un notevole miglioramento in termini di efficienza e di semplicità nonché di sicurezza dell'intero processo.

Perché efficienza?

Perché con la soluzione proposta:

•  si eliminano i dati su carta

•  in ogni momento i 3 centri di responsabilità hanno i dati in real time

•  i visitatori hanno la possibilità di prenotarsi on line

•  perché il permesso di uscita degli automezzi è automatico tramite lettura targa (l'addetto alla guardiola non dovrà movimentare il cancello manualmente e potrà fare altro) (questa opzione è vantaggiosa se si opta per una soluzione senza compilazione del modulo cartaceo)

•  perché i dati inseriti nel database possono essere semplicemente richiamati in caso di visitatore periodico

Perché semplicità?

Perché la soluzione proposta:

•  non altera e non condiziona in alcun modo l'attività lavorativa dei 3 centri di responsabilità, anzi sgrava i tre centri di molte attività che richiedono tempo.

Perché sicurezza?

Perché la soluzione proposta:

•  permette di monitorare l'ora di ingresso, l'ora di arrivo al gate, l'ora di uscita dal gate e l'ora di uscita dal cancello

•  fornisce report istantanei con i dati dei camion che sono all'interno della struttura e di quelli che magari si sono prenotati on line e che non sono ancora arrivati e allo stesso modo i dati di tutti i visitatori transitati in azienda

•  Garantisce l'univocità dei centri di responsabilità (l'addetto al magazzino che registra l'arrivo del camion è d'immediato riscontro)

Perché Rivetta Sistemi?

Un Visitor Management System non deve essere visto come un sistema avulso dall'intero complesso aziendale ma deve essere concepito come parte integrante di un più ampio sistema per il controllo e sicurezza. VMS è parte integrante di sistemi per la rilevazione presenze, per il controllo accessi, per sistemi di sicurezza, per sistemi antincendio. Rivetta Sistemi è in grado di garantire tutto ciò in quanto ha una concezione olistica delle sue soluzioni: il tutto è maggiore alla somma delle singole parti.

Come funziona?